他の人が書いたものを間違えて削除してしまった。対策は?
概要
Notionの機能としては、以下の3つの対策を打つことができます。
- ページをロックする
- アクセス権を絞る
- 個人用ビューを作る(データベースの場合)
もし削除された場合でも、プランにより特定の日数までのバックアップから復元が可能です。(意図的にバージョンを設定することはできません。)
復元可能な日数は、Notion公式サイトの料金比較をご参照ください。
復元方法
ページ右上のドットメニューから「ページ履歴」をクリックし、コンテンツを戻したい時点のバージョンを選択して「復元」をクリックします。
対策1:ページをロックする
ロックする対象によりメニューの表示とロックされる範囲が異なりますので、1つずつ見ていきます。
- 通常のページ(データベース内のページを含む): ページ右上のドットメニューから「ページをロック」を選択します。ページをロックすると、そのページの中身を全く編集できなくなります。
- データベース内のページの場合、上部のプロパティの編集もロックされます。
- ページ内のトグルの開閉や、ページ内にあるインラインデータベースのフィルター・並べ替えなど(=中身は変更せず、表示条件のみ変更)は可能です。
- インラインデータベース: データベース右上のドットメニューから「データベースをロック」を選択します。レイアウトやプロパティ、選択肢、フィルター・並べ替え条件などはロックされますが、データベース項目の追加・削除や、プロパティへの値の入力・変更・削除、各データベースページ内の編集は可能です。
- フルページデータベース: ページ右上のドットメニューから「データベースをロック」を選択します。メニューの並び順は異なりますが、ロックできる内容はインラインと同様です。
- リンクドデータベース: この場合、見た目はデータベースとほぼ同じですが、メニューの名前が「ビューをロック」に変わります。ロックできる内容はデータベースと同様です。
対策2:アクセス権を絞る
ページのコンテンツ特性に合わせて、編集ができる人を絞ることができます。
アクセス許可 | 編集可否 | 概要 |
---|---|---|
フルアクセス権限 (Full Access) | 可 | そのページの他者への共有を含む、全操作が可能。 |
編集権限 (Can Edit) | 可 | 編集は可能だが、他者への共有は不可。 |
コンテンツ編集権限 (Can Edit Contents) |
一部可 | データベースに限られた権限レベル。 データベースロック機能でロックされる場所の編集権限を持たず、それ以外のみ編集可能。 |
コメント権限 (Can Comment) | 不可 | コメントは可能だが、共有や編集は不可。 |
読み取り権限 (Can View) | 不可 | 閲覧のみ可能で、コメント・共有・編集などの操作は不可。 |
アクセス不可 (No Access) | 不可 | 閲覧も不可。 |
対策3:個人用ビューを作る(データベースの場合)
保護したい対象がデータベースであれば、閲覧者本人に関する項目のみ表示する絞り込みを適用したビューを用意することで、各人が自分に関係しない項目を編集しないよう行動制御することができます。
例えば、チーム全員で使用しているタスクデータベースがあったとしましょう。担当者をユーザー形式のプロパティに設定すると、絞り込みで「自分」という項目を選択できるようになります。
この「自分」で絞り込んだビューを用意しておくと、Aさんが閲覧すればAさんが担当のタスクだけが、BさんならBさんのタスクだけが見えるようになるため、他の人が担当のデータベース項目をむやみに編集しないように制限できます。
ただし、その絞り込みを解除してしまえば他の人のタスクも閲覧・編集できるため、Notionに不慣れなメンバーがいる場合は事前に使用方法をしっかりと説明しておくのが良いでしょう。